Как эффективно управлять временем

По вопросу «Как можно управлять своим временем и жизнью» написано множество книг, созданы и проведены мастер классы, тренинги. И все равно с проблемой «все успеть» периодически сталкивается каждый. Главная задача тайм - менеджмента – научить правильно распределять время, расставлять приоритеты.

 

Практически каждый не доволен своей продуктивностью. Чтобы понять, на что уходят ценные минуты, составляйте ежедневный план действий. Здраво оценивайте, сколько усилий и времени потребуется на то или иное дело. В конце дня проанализируйте, сколько успели, а что осталось несделанным. Возможно, в списке было слишком много заданий или большая часть дня потрачена впустую. Зачастую причина в перерывах на перекур, разговорах с друзьями или коллегами, социальных сетях.

 

Успеха не добиться без усердной работы, систематического подхода к решению задачи. Следуя определенным приемам, вы научитесь правильно управлять своим временем, не отвлекаясь на второстепенные дела.

Основные принципы

Итак, чтобы перестать опаздывать и научиться управлять своим временем, соблюдайте основные правила:

• Планирование задач

Ключевой навык тайм - менеджмента, от которого зависят эффективность, улучшение работоспособности. Составлять план можно на предстоящий день вечером или прямо с утра. Обязательно разделение плана на цели и задачи. Цель глобальная, это конечный результат, к которому должны привести все действия. Каждая цель разбивается на конкретные, легко выполнимые задачи. Например, если целью является сдача отчетности, задачи могут быть:

• собрать данные за определенный промежуток времени;
• составить сравнительную таблицу на основании полученных результатов;
• создать наглядные графики, диаграммы;
• подготовить полный отчет.

Планировать можно и на более продолжительные периоды (недели, месяцы, годы). Для каждой задачи определяется срок ее выполнения. В качестве планировщика используйте записную книжку или специальные приложения.

Еще один способ – разделение задачи на отдельные этапы и отметка каждого после достижения. Всегда определяйте конечный срок и старайтесь придерживаться его. Чтобы исключить дед - лайны, стрессы определяйте срок с запасом в один два дня в зависимости от сложности задачи. Иногда обстоятельства могут меняться, нарушая запланированное.

 

• Формирование желаемого результата

Все эффективные стратегии управления временем основаны на формировании результата. Без конечной цели или при смутном ее представлении ее невозможно достичь. Проще говоря, глобальная цель разбивается на несколько конкретных, легкодостижимых, локальных задач.

В тайм - менеджменте это называется декомпозицией цели, реализовать которую можно за счет перехода от общего к частному. Поэтому цель должна быть:

• конкретна;
• измерима;
• достижима за заданный (определенный) период;
• истинна или весома. Каждая выполненная задача должна приближать к намеченной цели;
• ограниченной по времени.

Полезность принципа формирования желаемого результата в определении конечной цели. Через выполнение небольших задач, время на движение к глобальной цели существенно сокращается. Будущий успех зависит от последовательности, систематического подхода.

Чтобы научиться управлять временем и все успеть, научитесь сосредотачиваться на текущей задаче, не терять из виду конечную цель. Не отвлекайтесь на мелочи, уберите телефон, закройте лишние вкладки на компьютерном мониторе. Если нужно, уединитесь в отдельном кабинете, комнате, или включите музыку, которая помогает настроиться на работу.

• План действий

О том, что действия нужно планировать, расписывать очередность этапов упоминалось выше. Теперь определим, как это делается правильно. Чтобы сделать задачу наглядной используйте диаграмму Ганта. В ней каждый процесс разбивается по срокам, продолжительности и очередности исполнения. Однотипные задачи группируются в одну, а более сложные – разбиваются на несколько небольших задач. Придерживаться и следовать наглядному плану намного проще, чем держать всю информацию в голове. Кроме того, после каждого выполненного действия можно ставить отметку в диаграмме, чтобы визуализировать движение к намеченной цели.

План, составленный в голове и нигде не зафиксированный, не подходит. Планирование всегда должно быть записанным на бумаге, в органайзере или приложении. Правильно поставленные, наглядно сформированные задачи существенно увеличат производительность, помогут достичь цели.

Составлять план можно с вечера или утром на весь предстоящий день. Придерживайтесь запланированных действий. Если возникает новая задача, она сразу фиксируется приоритетно по отношению к другим. Вычеркивание каждого сделанного дела из списка, мотивирует на скорейшее выполнение остальных.

 

От того, насколько творчески и правильно составлен план, зависит легкость протекания процесса. Не жалейте усилий, в будущем 10% потраченного времени компенсируют 90% решения задачи.

• Расстановка приоритетов

Запланированные дела разной степени важности и сложности выполняются последовательно. Чтобы правильно расставить приоритеты, используйте матрицу Эйзенхауэра или метод АВС.

Первый способ использовался президентом США. Чтобы решить все поставленные задачи, он распределял их по приоритетности:

• срочно и важно. Выполняются первыми, непосредственно влияют на достижение конечного результата. Их исполнение нельзя делегировать другим;
• важно, но не срочно. Исполняются самостоятельно или другими людьми под руководством;
• срочно, неважно. Передаются на исполнение других;
• неважно, не срочно. Старайтесь отказываться от действий, которые не имеют к вам никакого отношения. Не стоит тратить на них время.

 

Чтобы составить такую таблицу, разделите лист на 4 части и впишите в каждую по несколько дел в зависимости от их важности и срочности. Расставляйте задачи по приоритету сразу на этапе планирования, тогда в планировщике не будет места лишним делам.

Согласно второму методу, все задания расписываются по приоритетности:

• А – наиболее срочные и важные, откладывать которые нельзя, так как это сдвинет срок достижения конечной цели;
• В – действия, невыполнение которых не повлечет нежелательные последствия, никак не повлияет на конечный результат;
• С – задачи, выполняемые для себя (встречи с друзьями, вечер с близкими, пр.)
• D – действия, которые можно делегировать другим, Е – ненужные задания, которые отнимают время и не несут пользы.

 

Всегда начинайте день с выполнения наиболее сложных и трудоемких задач. От этого зависит, насколько эффективным будет выполнение остальных планов. Человеку свойственно переносить самые неприятные дела «на потом», оттягивая момент. В итоге, возникшее эмоциональное напряжение, стресс не дают продуктивно работать. Когда самое трудное выполняется первым, остальные задачи не кажутся такими сложными, решаются легко.

• Фокусирование на главном

Умение фокусироваться на задаче, не отвлекаться на другие, мелкие дела – практический навык. Освоив его, вы легко сможете решать приоритетные вопросы.

Единственный ресурс в жизни человека, который не восполняется – это время. Ни одна прожитая секунда или час не вернутся. Чтобы исключить влияние второстепенных дел на результативность, воспользуйтесь несколькими приемами:

• любая задача, решение которой целесообразно предоставить другому, отдается на выполнение кому-то (ремонт машины, покупка продуктов, пр.);
• в не - ресурсное время решаются более легкие вопросы. Не - ресурсным считается часть дня, когда вы на пределе своих возможностей (умственных, физических);
• наполняйте ожидание полезными занятиями. Находясь в пробке, читайте специальную литературу, слушайте аудиозаписи, которые способствуют профессиональному росту;
• говорите «нет». Отказывайтесь от выполнения работы, которая требует много времени и ресурсов, но не приближает вас к конечной цели;
• не беритесь за несколько дел одновременно. Отвлекаясь на второстепенные дела, вы упускаете важное, замедляетесь. Постоянное отвлечение на новые задачи требует большего усилия;
• исключите помехи. Уберите телефон, отключите соцсети, освободите рабочее место от лишних предметов. Работая дома, выделите отдельное место, где никто не будет отвлекать от процесса.

 

Постарайтесь определить, когда вам легче всего работается. Если есть возможность, скорректируйте рабочее время.

• Анализ работы

В постоянной погоне за достижением результата, не забывайте оглядываться назад для оценки проделанной работы. Делайте выводы, учитывайте ошибки и принимайте их во внимание при планировании очередных целей. Тщательно анализируйте ситуации, которые потребовали больших затрат ресурсов. Научитесь отстраняться и беспристрастно анализировать происходящее «со стороны». Если видите, что тратите слишком много времени и ресурсов на решение одной задачи, остановитесь, попытайтесь пересмотреть действия.

Постарайтесь найти свои способы распределения времени, новые приемы.

• Планирование отдыха

Не забывайте отдыхать: от физического состояния зависит успех. Научитесь планировать свой отдых. Регулярное восполнение ресурсов позволит оставаться на пике своих психофизических возможностей. Спите минимум 7-8 часов в сутки, посвящайте выходные родным и близким. Отдых всегда оставляйте в приоритете, как дела, которые нельзя переносить.

 

В погоне за достижением цели, не забывайте о действительно важных вещах: семья, общение с родными, путешествия, пр. Оставляйте время для них, чтобы потом не жалеть об упущенных моментах.